Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Aarhus Studenterradio   

Sidst ajourført: 06-10-2020

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende almindelige persondataoplysninger, og ikke følsomme personoplysninger.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Aarhus Studenterradios bestyrelse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Hjemmeside: aasr.dk

CVR: 33404573

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger

  • Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, mobilnummer, E-mail, indmeldelsesdato, betalt kontingent.
  • Hvad man laver på radioen, eksempelvis det radioprogram man laver.
  • Billeder og portrætfotos af dig

2. Oplysninger om frivillige

  • Almindelige personoplysninger: kontaktoplysninger som navn, mobilnummer, E-mail, indmeldelsesdato, betalt kontingent.
  • Oplysninger om tillidsposter i foreningen, såsom hvad man laver i foreningen.
  • Hvad man laver på radioen, eksempelvis det radioprogram man laver.
  • Billeder og portrætfotos af dig

Her indsamler vi oplysninger fra
Alle oplysninger vi bruger er enten overbragt fra dig til os ved indmeldelse eller ved forespørgsel.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At vi kan beskrive radio programmer, podcasts og aktiviteter på vores offentlige hjemmeside aasr.dk
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At administrere din relation til foreningen
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er

  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
  • At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
  • At vi kan beskrive radioprogrammer, podcasts og aktiviteter på vores offentlige hjemmeside aasr.dk
  • At vi kan fremvise kontaktoplysninger med fokus på kontakt til foreningen på vores offentlige hjemmeside aasr.dk
  • At oplysninger om frivillige fremgår af vores offentlige hjemmeside, således vi lever op til Radio- og Tv-nævnets regler vedrørende ikkekommerciel lokalradio
  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At administrere din relation til foreningen
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
  • At kunne vis portrætbilleder af dig på vores hjemmeside
  • At kunne bruge dit navn i forbindelse med beskrivelse af radioprogrammer, podcasts, aktiviteter, samt kontaktoplysninger på vores offentlige hjemmeside.

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Men idet vi også bruger persondata om dig på vores hjemmeside aasr.dk, indhenter vi i forbindelse med din indmeldelse i foreningen Aarhus studenterradio dit samtykke, således det er muligt at behandle disse persondata.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger og databehandler

Idet persondata oplysninger om medlemmer og frivillige lagres på Googles server, samt det, at vi bruger Googles E-mail og organisationssystem G-suite, vil dine personoplysninger blive delt med Google, hvorved Google også fungerer som vores databehandler.

Aarhus studenterradio har lavet en databehandleraftale med Google, som sikrer at lagring af persondata hos Google overholder reglerne for opbevaring af persondata ifølge GDPR.

For yderligere informationer om aftalen mellem Aarhus Studenterradio og Google, henvises der til følgende:

Persondata der fremgår af vores hjemmeside

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Dine data opbevares i en folder på foreningens Google drev, som kun formanden, kassereren og chefredaktøren har adgang til. Deres adgang er beskyttet af Googles Totrinsbekræftelse, som sikrer, at når føromtalte personer logger ind for at tilgå persondata, kræver det både en adgangskode og en unik genereret kode sendt til hver af deres respektive arbejdsmobiler.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som frivillig, samt hvorvidt persondata indgår som en del af vores formidling af radioprogrammer på vores hjemmeside:

  • Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt. Hvis persondata indgår i beskrivelsen af radioprogrammer på vores hjemmeside aasr.dk vil disse blive slettet efter fem år, da det er relevant at have beskrivelser af radioprogrammer liggende fem år efter medlemmer har meldt sig ud af foreningen.
  • Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophøre. Hvis persondata indgår i beskrivelsen af radioprogrammer på vores hjemmeside aasr.dk vil disse blive slettet efter fem år, da det er relevant at have beskrivelser af radioprogrammer liggende fem år efter medlemmer har meldt sig ud af foreningen.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

∙  Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)

∙  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)

∙  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)

∙  Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

∙  Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring

∙  Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.